5 способов сэкономить время и облегчить работу команды

Статьи



Исследование Global Talent Trends-2022 показало, что главный приоритет для сотрудников – work-life balance. Людям нравится работать там, где ценят их время, эмоциональное и физическое благополучие.

Если сотруднику комфортно на рабочем месте, то его продуктивность значительно возрастает. А продуктивный сотрудник напрямую влияет на эффективность организации, вне зависимости от того, коммерческое это учреждение или бюджетное.

Чтобы повысить продуктивность своих сотрудников и облегчить им работу можно использовать один или несколько из способов, что мы предлагаем ниже.

Способ 1. Устанавливайте качественное программное обеспечение


Сотрудник не сможет сэкономить время и потратить его на работу с глобальными задачами, если ему постоянно придется решать технические вопросы с программным обеспечением.

Данные Robert Half Technology и исследования Harvard Business Review говорят о том, что работники могут терять около двух рабочих недель в год на решение сложностей с софтом. Получается, что ежедневно человек тратит 22 минуты в день на поиск способа исправить проблему, что серьезно сказывается на продуктивности.

Именно поэтому важно устанавливать рабочий софт, который:

1. Легко использовать: есть возможность настраивать рабочее пространство, просто искать данные, нужные для работы, коммуницировать с коллегами.

2. Интегрируется между собой: данные из одной программы переносятся в другую, нет необходимости заполнять несколько одинаковых форм дважды и т. д.

3. Облачный: нет нужды заниматься обслуживанием программы, все данные хранятся в облаке и доступны из любой точки мира.

Способ 2. Ограничьте количество совещаний

Изображение: Campaign Creators on Unsplash

Исследования Гарвардской школы бизнеса и Бостонского университета показали, что 65% старших менеджеров негативно относятся к собраниям, так как они мешают выполнять основную работу. 71% опрошенных вообще считают большинство совещаний малоэффективными.

Эксперт по организационным вопросам Майкл Маниш говорит, что постоянные совещания — причина того, что важные бизнес-задачи выполняются дольше.

Как сократить количество совещаний:
  • Выделите время для срочных задач и в этот период не участвуйте во встречах. Важно сообщить команде об этом, чтобы они знали, в какое время вы недоступны.
  • Используйте почту, мессенджеры и таск-менеджеры для коммуникации. Эти инструменты могут легко заменить часть встреч и при этом держать всю команду в курсе статуса проекта.
  • Научитесь отказывать. Бывает, что для сокращения числа собраний достаточно сказать «нет».
  • Внедрите «день без совещаний», в который сотрудники не будут отвлекаться на бесконечные встречи. Так команда сможет серьезно продвинуться в решении важных задач.
  • Составляйте четкий план встречи. Без цели совещание превратится в затяжной балаган и не будет эффективным.
Способ 3. Автоматизируйте все процессы по максимуму

У сотрудников есть большое количество рутинных задач, из-за которых постоянно откладываются важные проекты. По этой причине работники могут чувствовать себя менее продуктивными или ценными.

Автоматизация поможет сократить количество утомительных однообразных дел и оставить время на глобальные задачи.

Способ 4. Делайте перерывы в течение дня

Изображение: Logan Jeffrey on Unsplash




Опрос, проведенный брендом Essity, показал, что почти 40% сотрудников редко или совсем не делают передышек за рабочий день. Но перерывы необходимы, чтобы восполнить энергию и повысить продуктивность.

Небольшие паузы повышают эффективность сотрудника и снижают уровень стресса.

В качестве перерывов может использовать обед, выход на свежий воздух или просмотр социальных сетей.

Способ 5. Введите 4-дневную рабочую неделю

Некоторые компании переосмыслили стандарт и отказались от 5-дневной рабочей недели. В 60% таких организаций улучшилось психическое здоровье и продуктивность сотрудников.

Например, в Исландии провели тестирование такого формата работы и результат был ошеломительным. Производительность осталась прежней, а в большинстве случаев увеличилась!

Сотрудники сообщили, что чувствуют себя менее напряженными и подверженными риску выгорания, а их здоровье и work-life balance улучшились. Кроме того, у них появилось больше времени на семью, хобби и домашние дела.

Источник по ссылке

Статью подготовил Номировский Дмитрий

Поделиться материалом в социальных сетях: