Практически каждый менеджер проекта сталкивается с ситуацией, когда сроки в его плане поджимают, а какие-то задачи еще не готовы. Программист не дописал код, дизайнер не нарисовал баннеры, секретарь не подготовил важные документы… Любой член команды может не уложиться в срок и дело не всегда в том, что специалист лентяй или плохо разбирается в своей работе.
В этой статье мы разберем причины, по которым участники проекта могут срывать дедлайны, и как менеджеру сделать так, чтобы работа сдавалась вовремя.
Почему члены команды срывают дедлайны? Прежде чем решать, как помочь сотрудникам сдавать задачи в срок, нужно разобраться в том, почему в принципе срываются дедлайны.
- Причина 1. Неправильная оценка времени или нереалистичные дедлайны
Здесь может быть ошибка как со стороны руководителя, который закладывает очень мало времени на задачу, так и со стороны специалиста, который некорректно оценивает сроки. Например, на просчет сметы проекта менеджер дает два часа, а по факту на эту работу нужен целый день. Или специалист по неопытности берет на свою задачу один рабочий день, а на самом деле нужно три дня.
- Причина 2. Смена приоритетов
В процессе работы у членов команды могут появляться незапланированные задачи с высокой важностью. Внимание сотрудника переключается на более приоритетные дела и то, что было запланировано заранее, в срок сделать не получается.
- Причина 3. Неэффективное распределение ресурсов команды
В 2018 году Институт управления проектами провел исследование, которое показало, что 21% проектов срываются из-за нехватки или ограниченности ресурсов. Под ресурсами подразумеваются деньги, время и рабочая сила. Если на этапе планирования работ менеджер некорректно оценил возможности команды и заложил слишком мало времени на закрытие проекта, то есть риск сорванных дедлайнов. При оптимальной загрузке специалистов в проекте растет производительность и мотивация. Но если участники проекта перегружены, то эффективность падает.
- Причина 4. Проблемы с коммуникацией в команде
Здесь речь идет и о корректности постановки задач, и о культуре общения в команде. Например, руководитель дает задание одному из программистов проекта, и на стадии обсуждения дедлайнов происходит недопонимание. Специалист говорит, что если не будет ошибок, то все сделает в пятницу. Но если ошибки, которые необходимо исправить, будут, то закончить задачу сможет только в понедельник. Менеджер отвечает, что некритичные ошибки можно оставить на понедельник, но задачу нужно закрыть в пятницу. Кажется, все очевидно, но программист может истолковать это иначе и решить, что крайний срок – в понедельник. При этом уточняющих вопросов он не задает. Последнее как раз о культуре общения в команде. Принято ли задавать уточняющие вопросы, просить о помощи или говорить заранее, что в срок уложиться не получается? Если нет, то дедлайны могут регулярно срываться.
- Причина 5. Человеческий фактор
Специалисты – это люди, с которыми, так же, как и со всеми, могут случаться форс-мажоры. Даже самый ответственный сотрудник может выгореть или столкнуться с какими-то личными проблемами, которые помешают своевременному закрытию задач.
А как быть, чтобы все задачи закрывались вовремя? С причинами сорванных дедлайнов мы разобрались. Осталось понять, что делать менеджеру, чтобы задачи закрывались своевременно. Мы выделили 5 способов, которые с этим помогут.
- Способ 1. Установить реальные сроки
Перед тем как ставить дедлайн, проектному менеджеру важно правильно оценить трудовой ресурс, который необходим для закрытия проекта. Можно попробовать сделать это на основе предыдущего опыта. При этом важно учесть текущую загруженность членов команды и сложность задач проекта. Если нет понимания, сколько времени затрачивается на ту или иную задачу, то можно обсудить сроки с командой. На основе всех данных устанавливается примерный дедлайн закрытия всего проекта и к этому сроку добавляется дополнительное время на форс-мажоры и проверки внутри команды.
- Способ 2. Разделить всю работу на несколько этапов
Слышали про выражение «Съесть слона по кусочкам»? Так вот, суть в том, чтобы одну большую задачу или проект разбить на несколько маленьких частей, к которым легче подступиться. Этот принцип используется в гибких подходах к управлению проектами. Он удобен с точки зрения того, что менеджер может отслеживать скорость работы и контролировать возникающие сложности на этапе, пока не стало слишком поздно.
- Способ 3. Проводить промежуточные ревью
Чтобы помочь сотрудникам уложиться в сроки, менеджеру проекта важно проводить промежуточные ревью. Во-первых, это дает возможность держать руку на пульсе и в случае возникновения проблем оперативно их решать. Во-вторых, во время таких встреч каждый участник может задать свои вопросы или обозначить, что возникли сложности и нужно больше времени на конкретное задание. В этом случае руководитель может сдвинуть дедлайн или подключить еще одного сотрудника. Такие встречи можно проводить раз в неделю или каждый день, если весь проект разбит на ежедневные задачи.
- Способ 4. Учитывать риски заранее
Для менеджера проекта важно уметь прогнозировать возможные проблемы еще на этапе планирования. Оценив риски, руководитель может увеличить время, необходимое на реализацию проекта, привлечь дополнительных сотрудников и в целом принять меры по предотвращению проблем.
- Способ 5. Обеспечить команду всеми необходимыми инструментами для работы
Строить дом с одним молотком и гвоздями неэффективно и очень долго. Если команда проекта не оснащена хотя бы базовыми современными инструментами, то не стоит ждать, что задачи будут выполняться быстро и легко. Работаете с программистами? Предоставьте им адекватную технику для работы и ПО. Кроме того, можно внедрить сервисы для планирования работы, что тоже повышает эффективность. С помощью таких инструментов менеджер проекта может отслеживать, у кого какие задачи в работе, сколько времени на них уходит и когда стоит дедлайн.
Используя один или несколько из этих способов, вы сводите к минимуму вероятность сорванных дедлайнов и делаете работу в команде более комфортной для всех участников проекта.
Автор – Дмитрий Номировский
